COMPLIANCE & USO CORRETTO – FIRMATO.EU

Il presente documento “Compliance & Uso Corretto” disciplina i principi di conformità, le regole di utilizzo e le responsabilità connesse all’impiego del servizio firmato.eu (il “Servizio”), gestito da UESE ITALIA S.p.A. (di seguito “UESE”). L’accesso e l’uso del Servizio comportano l’accettazione integrale delle disposizioni di cui al presente documento, che si intende complementare e parte integrante dei Termini di Servizio, della Privacy Policy e di ogni eventuale accordo specifico sottoscritto tra le parti.

1. PRINCIPI GENERALI DI CONFORMITÀ

L’Utente si impegna a utilizzare il Servizio in modo conforme alla normativa applicabile, inclusa, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la normativa in materia di protezione dei dati personali, sicurezza informatica, proprietà intellettuale, responsabilità contrattuale e, ove rilevante, la disciplina europea e nazionale in materia di identificazione elettronica, firme elettroniche e servizi fiduciari, nonché i relativi standard e linee guida tecniche.

L’Utente riconosce che UESE fornisce un’infrastruttura tecnologica per la gestione di flussi documentali e di firma, e che l’uso del Servizio deve essere valutato dall’Utente in relazione al contesto specifico, alla natura dell’atto/documento e ai requisiti di forma o validità eventualmente imposti dalla legge o da regolamenti settoriali.

2. OBBLIGHI DELL’UTENTE E USO CORRETTO DEL SERVIZIO

L’Utente si impegna a: utilizzare il Servizio esclusivamente per finalità lecite e legittime; inserire, caricare e gestire Documenti solo se ne ha titolo, diritto e autorizzazione; garantire la veridicità e correttezza dei dati inseriti, incluse le informazioni relative ai firmatari; adottare misure adeguate per la custodia delle credenziali di accesso, per la gestione dei ruoli e per la prevenzione di accessi non autorizzati; utilizzare, ove previsto o disponibile, meccanismi di sicurezza aggiuntivi (es. autenticazione a due fattori – 2FA) in misura coerente con il rischio e la criticità dei Documenti.

È in ogni caso vietato utilizzare il Servizio per: caricare contenuti illeciti, fraudolenti, diffamatori o in violazione di diritti di terzi; compromettere la sicurezza del sistema, tentare accessi non autorizzati o effettuare attività di reverse engineering; alterare o tentare di alterare log, evidenze o audit trail; porre in essere comportamenti che possano degradare la disponibilità del Servizio (es. abuso di invii massivi, spam, attività automatizzate non autorizzate).

3. SCELTA E ACCETTAZIONE DELLE MODALITÀ DI FIRMA

L’Utente riconosce e accetta che le modalità di sottoscrizione e/o accettazione previste dal Servizio (le “Modalità di Firma”) possono variare in funzione della configurazione adottata, del ruolo dell’Utente, delle funzionalità attive e delle impostazioni del flusso documentale.

L’Utente dichiara di comprendere che la qualificazione giuridica della firma (ad esempio, firma elettronica semplice, avanzata, qualificata o altre forme di accettazione digitale) e la sua idoneità a soddisfare requisiti di forma o efficacia probatoria dipendono dal quadro normativo applicabile, dagli standard tecnici adottati, dalle circostanze del caso concreto e dalle procedure organizzative e di identificazione che l’Utente implementa a monte del flusso di firma.

L’Utente accetta espressamente le Modalità di Firma rese disponibili dal Servizio e dichiara di aver valutato, anche con consulenti di fiducia ove opportuno, la loro adeguatezza rispetto agli scopi perseguiti e rispetto ai requisiti normativi del documento o dell’operazione.

4. EVOLUZIONE NORMATIVA E ADEGUAMENTI

L’Utente prende atto e accetta che la normativa, le direttive e i regolamenti comunitari e nazionali, le prassi interpretative, le linee guida delle Autorità competenti e gli standard tecnici in materia di firma elettronica, servizi fiduciari, identificazione elettronica, validità probatoria e conservazione digitale possono essere soggetti a modifiche, aggiornamenti o reinterpretazioni nel corso del tempo.

Di conseguenza, l’Utente riconosce che l’idoneità delle Modalità di Firma, e più in generale la conformità del processo adottato, potrebbe essere influenzata da variazioni normative o interpretative successive all’adozione del Servizio o all’esecuzione della firma.

UESE si riserva la facoltà di aggiornare il Servizio per adeguarlo a evoluzioni normative e tecniche, nei limiti ragionevolmente possibili e secondo la propria discrezionalità tecnica, senza che ciò comporti un obbligo di risultato o garanzia assoluta di conformità rispetto a ogni possibile scenario normativo o settoriale.

5. MANLEVA E LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ IN MATERIA DI FIRMA E VALIDITÀ

L’Utente riconosce che UESE non fornisce consulenza legale individuale tramite il Servizio e non assume alcuna responsabilità circa: la corretta qualificazione giuridica della firma nell’ambito specifico d’uso; la conformità del Documento o dell’operazione a requisiti di forma; l’efficacia, opponibilità o validità sostanziale dell’accordo tra le parti; l’identità, capacità o poteri di firma dei soggetti coinvolti, salvo eventuali servizi aggiuntivi espressamente pattuiti per iscritto.

L’Utente accetta espressamente che la scelta di utilizzare le Modalità di Firma del Servizio costituisce decisione autonoma dell’Utente e/o del Cliente che avvia il flusso, e che tale scelta è effettuata sotto la propria esclusiva responsabilità.

L’Utente si impegna a manlevare e tenere indenne UESE ITALIA S.p.A., i suoi amministratori, dipendenti, collaboratori e fornitori da qualsiasi pretesa, contestazione, richiesta di risarcimento, sanzione, costo o danno (incluse ragionevoli spese legali) che dovessero derivare, direttamente o indirettamente, da: mancato riconoscimento, disconoscimento o contestazione della firma o dell’accettazione effettuata tramite il Servizio; contestazioni legate a modifiche o interpretazioni sopravvenute di norme, direttive comunitarie, regolamenti, linee guida o standard tecnici; inadeguatezza della Modalità di Firma rispetto al tipo di Documento, al settore regolato o ai requisiti di legge; uso improprio del Servizio o errata configurazione del flusso da parte dell’Utente o del Cliente.

Resta inteso che nulla nel presente documento esclude o limita responsabilità non limitabili per legge (ad esempio, in caso di dolo o colpa grave), né pregiudica eventuali diritti inderogabili previsti dalla normativa applicabile.

6. RESPONSABILITÀ SUI CONTENUTI E SUI FLUSSI DOCUMENTALI

L’Utente rimane esclusivamente responsabile dei contenuti caricati, della liceità dei Documenti, della corretta individuazione dei firmatari, nonché della gestione di ogni adempimento correlato al rapporto sottostante (contrattuale, precontrattuale, regolatorio, lavoristico, consumeristico o altro).

L’Utente è responsabile della conservazione e dell’uso delle evidenze generate dal Servizio, nonché della loro eventuale integrazione con procedure di conservazione a norma, protocollazione, registrazione o archiviazione, ove necessarie per specifiche finalità o obblighi di legge.

7. VIOLAZIONI, SOSPENSIONE E MISURE CORRETTIVE

UESE si riserva il diritto di sospendere o limitare l’accesso al Servizio, anche senza preavviso, qualora rilevi violazioni del presente documento, dei Termini di Servizio o comportamenti che possano compromettere sicurezza, integrità o disponibilità del sistema, ovvero in caso di richieste delle autorità competenti.

L’Utente si impegna a collaborare in buona fede con UESE per eventuali verifiche tecniche, attività di incident response o misure correttive, ove necessarie.

8. AGGIORNAMENTI DEL DOCUMENTO

UESE può aggiornare il presente documento in funzione di evoluzioni normative, tecniche e organizzative. Le modifiche saranno pubblicate su firmato.eu e l’uso continuato del Servizio successivamente alla pubblicazione costituisce accettazione delle modifiche.

9. DATA DI ULTIMO AGGIORNAMENTO

Ultimo aggiornamento: 23 gennaio 2026.