Termini e Condizioni

1. Ambito di applicazione e accettazione

2. Definizioni

3. Requisiti di utilizzo e Account

4. Oggetto del Servizio

5. Livelli di firma e responsabilità del Cliente

6. Identificazione e KYC documentale

7. Piani, prova gratuita, canoni e cancellazione

8. Archivio, evidenze tecniche e verifiche

9. Documenti, contenuti e licenze d’uso

10. Usi consentiti e usi vietati

11. Servizi e fornitori terzi

12. Sicurezza, disponibilità e backup

13. Protezione dei dati personali

14. Proprietà intellettuale

15. Sospensione, recesso e cessazione

16. Garanzie, limitazioni di responsabilità e manleva

17. Legge applicabile, foro competente, modifiche e contatti

1. Ambito di applicazione e accettazione

I presenti Termini regolano l’accesso, la navigazione e l’utilizzo del sito e della piattaforma Firmato.eu (il “Servizio”), gestiti da UESE ITALIA S.p.A. (“UESE”, il “Fornitore” o “noi”).

I Termini si applicano a tutti i visitatori, agli utenti registrati, ai clienti aziendali, ai professionisti, ai consumatori e ai firmatari invitati che interagiscono con il Servizio, salvo eventuali condizioni particolari disciplinate da specifici accordi commerciali, ordini, offerte o addendum.

Qualora l’Utente utilizzi il Servizio per conto di una società, ente, studio professionale o altra organizzazione (il “Cliente”), dichiara e garantisce di disporre dei poteri necessari per vincolare tale soggetto ai presenti Termini.

2. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini, si applicano le seguenti definizioni:

• Account: il profilo di accesso al Servizio e le relative credenziali.
• Cliente: il soggetto che utilizza il Servizio per finalità personali, professionali o aziendali.
• Firmatario: il soggetto invitato a visionare, approvare o sottoscrivere un Documento tramite il Servizio.
• Documento: qualsiasi file, contenuto o materiale caricato, gestito o inviato mediante il Servizio.
• Evidenze tecniche: log, metadati, timestamp, tracciamenti, hash, registrazioni di processo e altre informazioni tecniche associate al flusso documentale.
• Piano: la modalità di fornitura del Servizio, gratuita, in prova o a pagamento.
• Contenuti: l’insieme di dati, testi, immagini, allegati e materiali inseriti dall’Utente o dal Cliente.

3. Requisiti di utilizzo e Account

Per accedere a determinate funzionalità del Servizio può essere richiesta la registrazione di un Account. L’Utente si impegna a fornire dati veritieri, completi e aggiornati.

L’Utente è responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte tramite il proprio Account, salvo il caso in cui dimostri un utilizzo non autorizzato non imputabile alla propria condotta.

È fatto divieto di condividere le credenziali con soggetti non autorizzati, creare account falsi o utilizzare il Servizio in modo da compromettere la sicurezza della piattaforma o di terzi.

UESE si riserva il diritto di sospendere o limitare l’accesso all’Account in presenza di violazioni dei presenti Termini, rischi per la sicurezza, anomalie operative o obblighi di legge.

4. Oggetto del Servizio

Firmato.eu è una piattaforma digitale per la gestione di documenti e processi di firma elettronica che può includere, a titolo esemplificativo, il caricamento dei documenti, l’invio ai firmatari, la raccolta di accettazioni o firme, la registrazione delle evidenze tecniche del processo, l’archiviazione, la consultazione e la verifica documentale.

Il Servizio può essere reso disponibile tramite sito web, area riservata, workflow dedicati, moduli digitali, integrazioni tecniche o altri strumenti determinati da UESE.

UESE si riserva il diritto di aggiornare, modificare, integrare, limitare o dismettere in tutto o in parte il Servizio o singole funzionalità, per ragioni tecniche, organizzative, normative, di sicurezza o commerciali.

Salvo diversa previsione scritta, il Servizio non costituisce consulenza legale, fiscale o notarile e non sostituisce la valutazione del Cliente in merito all’idoneità del processo di firma rispetto allo specifico documento o al caso concreto.

5. Livelli di firma e responsabilità del Cliente

Firmato.eu può supportare, a seconda del Piano attivato e del workflow selezionato, diversi livelli di firma coerenti con il quadro normativo eIDAS.

La qualificazione giuridica della firma concretamente utilizzata dipende dal livello di firma selezionato, dal processo di identificazione adottato, dai certificati eventualmente impiegati e dai servizi fiduciari coinvolti.

Il Cliente è responsabile:

• della scelta della tipologia di firma più idonea al documento e alla finalità perseguita;
• della verifica dei poteri dei firmatari e della correttezza dei dati utilizzati;
• della liceità, correttezza e completezza dei Documenti caricati nel Servizio;
• della conformità dei propri processi interni e della normativa applicabile al caso concreto.

UESE non garantisce che ogni firma raccolta tramite il Servizio integri automaticamente una firma elettronica qualificata o sia idonea a qualsiasi finalità legale o regolatoria.

6. Identificazione e KYC documentale

Per alcuni processi di firma e, in particolare, per quelli che richiedono un livello di affidabilità più elevato, il Servizio può prevedere procedure di identificazione del firmatario e di verifica documentale.

Ove previsto dal Piano o dal workflow selezionato, Firmato.eu può integrare servizi di verifica dell’identità, inclusi controlli documentali e antifrode, anche attraverso provider terzi specializzati, come Sumsub o servizi equivalenti.

Il mancato completamento, il rifiuto o l’esito negativo delle verifiche richieste può impedire l’accesso a determinate funzionalità o al livello di firma richiesto.

I servizi di identificazione erogati da terzi restano soggetti anche ai rispettivi termini contrattuali, alle relative informative privacy e alle condizioni operative dei rispettivi fornitori.

7. Piani, prova gratuita, canoni e cancellazione

Il Servizio può essere offerto tramite Piani gratuiti, in prova o a pagamento. Salvo diversa indicazione espressa, i Piani possono prevedere un periodo di prova gratuita di 15 giorni.

Alla scadenza del periodo di prova, ove sia stato selezionato un Piano a pagamento e sia stato inserito un metodo di pagamento valido, il Servizio potrà essere attivato secondo le condizioni economiche del Piano scelto, salvo cancellazione effettuata prima della scadenza della prova.

Salvo diversa offerta commerciale, i Piani a pagamento sono fatturati su base mensile e senza vincoli minimi di durata: il Cliente paga esclusivamente i mesi di effettivo utilizzo del Servizio.

La disattivazione del Piano impedisce il rinnovo successivo, ma non dà diritto al rimborso di importi già maturati o relativi al periodo di servizio già attivato, salvo quanto diversamente previsto dalla legge.

UESE si riserva il diritto di modificare prezzi, limiti, funzionalità o caratteristiche dei Piani con congruo preavviso.

8. Archivio, evidenze tecniche e verifiche

Firmato.eu può registrare e conservare evidenze tecniche relative ai processi documentali e di firma, tra cui, a titolo esemplificativo, data e ora degli eventi, log di accesso, stati del workflow, hash, audit trail, metadati ed esiti di verifica.

Tali evidenze hanno natura tecnica e informativa e possono contribuire alla documentazione del processo, fermo restando che il loro valore probatorio dipende dal contesto normativo applicabile e dalle modalità concrete di utilizzo del Servizio.

Ove previsto dal Servizio, il Cliente potrà mantenere accesso all’archivio documentale e alle funzionalità di consultazione rese disponibili dalla piattaforma.

Il Cliente resta in ogni caso responsabile di scaricare, esportare o conservare copia dei propri Documenti e delle evidenze tecniche qualora ciò sia necessario per esigenze organizzative, regolatorie o legali.

9. Documenti, contenuti e licenze d’uso

Il Cliente e l’Utente mantengono la piena titolarità dei Documenti e dei Contenuti caricati o gestiti tramite il Servizio. UESE non acquisisce alcun diritto di proprietà sui Documenti del Cliente, salvo quanto strettamente necessario per erogare il Servizio.

Caricando o trattando Contenuti mediante Firmato.eu, il Cliente concede a UESE una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e valida per il tempo necessario all’esecuzione tecnica del Servizio, comprensiva delle attività di hosting, elaborazione, trasmissione, verifica, archiviazione e consultazione.

Il Cliente garantisce di avere tutti i diritti, i poteri e le autorizzazioni necessari per utilizzare il Servizio in relazione ai Documenti caricati e ai soggetti coinvolti nei processi di firma.

10. Usi consentiti e usi vietati

L’Utente si impegna a utilizzare il Servizio in modo lecito, corretto e conforme ai presenti Termini.

È in particolare vietato:

• utilizzare il Servizio per finalità illecite, fraudolente o abusive;
• caricare documenti falsi, ingannevoli, diffamatori o lesivi di diritti di terzi;
• trattare dati personali in assenza di adeguata base giuridica;
• tentare di accedere senza autorizzazione a sistemi, account o dati di terzi;
• introdurre malware, codice dannoso o automatismi idonei a compromettere la sicurezza del Servizio;
• aggirare limiti tecnici, economici o contrattuali del Piano attivato;
• utilizzare la piattaforma per attività di spam, phishing o altri utilizzi non consentiti.

UESE può adottare ogni misura ragionevolmente necessaria per prevenire o interrompere utilizzi vietati, inclusa la sospensione dell’Account o di specifiche funzionalità.

11. Servizi e fornitori terzi

Il Servizio può dipendere, in tutto o in parte, da infrastrutture, provider cloud, strumenti di pagamento, provider KYC, trust service provider, servizi di recapito o altri sistemi erogati da terzi.

Tali componenti possono essere soggette a condizioni contrattuali, privacy policy, livelli di servizio, limitazioni tecniche e regole operative proprie dei rispettivi fornitori.

UESE non è responsabile per disservizi, ritardi, sospensioni o errori imputabili direttamente a servizi di terzi, salvo i casi di dolo o colpa grave nei limiti consentiti dalla legge.

12. Sicurezza, disponibilità e backup

UESE adotta misure tecniche e organizzative adeguate per tutelare il Servizio, i dati trattati, gli accessi, i flussi documentali e la continuità operativa della piattaforma.

Tuttavia, nessun sistema informatico può essere considerato completamente esente da rischi, vulnerabilità, errori o interruzioni. Di conseguenza, UESE non garantisce che il Servizio sia sempre ininterrotto, privo di errori o immune da eventi di sicurezza.

UESE può effettuare interventi di manutenzione programmata o straordinaria, aggiornamenti, patch correttive o attività tecniche che possono comportare temporanee limitazioni o sospensioni del Servizio.

Il Cliente è tenuto a mantenere, ove necessario, una copia autonoma e aggiornata dei propri Documenti e dei contenuti rilevanti per i propri processi.

13. Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito del Servizio è disciplinato dalla Privacy Policy di Firmato.eu, che costituisce parte integrante dei presenti Termini.

A seconda dei casi, UESE può operare come Titolare del trattamento o come Responsabile del trattamento ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

L’Utente e il Cliente si impegnano a utilizzare il Servizio nel rispetto del GDPR e di ogni altra normativa applicabile, incluse le regole in materia di informative, basi giuridiche, autorizzazioni, sicurezza e minimizzazione dei dati.

Per richieste in materia privacy o protezione dei dati personali è possibile contattare il DPO all’indirizzo dpo@uese.it.

14. Proprietà intellettuale

Il sito, il Servizio, il software, l’interfaccia, i loghi, i marchi, i layout, la documentazione e ogni altro elemento connesso a Firmato.eu sono di proprietà di UESE o dei rispettivi licenzianti.

All’Utente è concessa una licenza limitata, revocabile, non esclusiva, non sublicenziabile e non trasferibile per utilizzare il Servizio nei limiti dei presenti Termini e del Piano sottoscritto.

È vietato copiare, modificare, distribuire, decompilare, riprodurre, rivendere o sfruttare in modo non autorizzato il Servizio o sue componenti, salvo quanto espressamente consentito dalla legge.

15. Sospensione, recesso e cessazione

UESE può sospendere, limitare o cessare l’accesso al Servizio, in tutto o in parte, con effetto immediato, in presenza di:

• violazione dei presenti Termini;
• uso illecito o abusivo del Servizio;
• rischi per la sicurezza della piattaforma o di terzi;
• fornitura di dati falsi o documentazione non veritiera;
• mancato pagamento o altre gravi irregolarità amministrative.

L’Utente può cessare l’utilizzo del Servizio in qualsiasi momento, ferme restando le obbligazioni economiche o legali già maturate.

16. Garanzie, limitazioni di responsabilità e manleva

16.1 Esclusione di garanzie

Salvo quanto previsto da norme inderogabili, il Servizio è fornito “così com’è” e “come disponibile”. UESE non rilascia garanzie espresse o implicite in merito alla continuità del Servizio, all’assenza di errori o all’idoneità per uno scopo specifico.

16.2 Limitazione di responsabilità

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, UESE non risponde per danni indiretti, consequenziali, perdita di profitto, perdita di dati, interruzione di attività o altri pregiudizi derivanti dall’uso o dall’impossibilità di utilizzare il Servizio.

UESE non risponde del contenuto dei Documenti caricati, della validità sostanziale degli atti, dei poteri dei firmatari o dell’idoneità del livello di firma scelto rispetto alle finalità perseguite dal Cliente.

16.3 Manleva

Il Cliente e l’Utente si impegnano a manlevare e tenere indenne UESE da qualsiasi pretesa, domanda, contestazione, costo o danno derivante dall’uso del Servizio in violazione dei presenti Termini o della normativa applicabile.

17. Legge applicabile, foro competente, modifiche e contatti

17.1 Legge applicabile

I presenti Termini sono disciplinati dalla legge italiana, salvo eventuali disposizioni inderogabili previste a tutela del consumatore.

17.2 Foro competente

Per ogni controversia relativa ai presenti Termini o all’utilizzo del Servizio sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano, salvo i casi di foro inderogabile previsti dalla legge.

17.3 Modifiche ai Termini

UESE si riserva il diritto di modificare o aggiornare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate su Firmato.eu e, ove necessario, comunicate tramite i canali ritenuti idonei. L’uso continuato del Servizio successivamente alla pubblicazione delle modifiche comporta accettazione dei Termini aggiornati.

17.4 Contatti

UESE ITALIA S.p.A.

Piazza Trivulziana 4/A, 20126 Milano (MI), Italia

Email: info@firmato.eu

DPO: dpo@uese.it

Sito istituzionale: uese.eu